LKD Dharmasraya,- Kamis, 3 Agustus 2023 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Dharmasraya, melakukan Bimbingan Teknis Kepada Sekretaris Nagari. Sebanyak 52 sekretaris nagari hadir mengikuti kegiatan yang dilaksanakan di GPU Kantor Camat Pulau Punjung. Dengan mengundang 2 nara sumber dari Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat.

Kepala Bidang Penyelenggaraan kearsipan, Wilna, menyampaikan bahwa kegiatan ini dilaksanakan dalam rangka menyamakan persepsi seluruh unit pencipta arsip di nagari dalam pengelolaan arsip agar sesuai dengan peraturan perundang-undangan kearsipan yang berlaku.

Dengan dilaksanakannya kegiatan Bimbingan Teknis ini diharapkanhasil sehingga terwujudnya sumber daya manusia kearsipan yang mampu dan handal dalam pengelolaan kearsipan" jelas Wilna.

Dalam Undang Undang No. 43 Tahun 2009 dijelaskan bahwa arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA), lanjut Wilna.

Sementara itu, Kepala Dinas dalam sambutannya mengatakan bahwa, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara disebutkan dalam Pasal 1 Angka 2 UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

"Penataan Arsip menjadi bagian sangat penting dalam pengelolaan data-data atau berkas yang telah diarsipkan yang disusun dan diatur dalam suatu tatanan yang sistematis berdasarkan suatu pola klasifikasi, yang bertujuan agar arsip tersebut dengan tepat dan cepat ditemukan serta menunjang terlaksananya penyusutan yang berdaya guna dan berhasil guna" jelas Irsyad.

Dengan diadakannya bimtek ini diharapkan dapat memberi pengetahuan bagaimana cara mengelola arsip yang baik dan meningkatkan pengetahuan peserta akan tata kelola kearsipan yang sesuai dengan ketentuan dan aturan yang berlaku, lanjut Irsyad.

Tujuan penyelenggaraan Kearsipan untuk menjamin ketersediaan Arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak keperdataan rakyat, diperlukan Sistem Penyelenggaraan Kearsipan Nasional yang komprehensif dan terpadu, mampu mengidentifikasikan keberadaan Arsip yang memiliki keterkaitan informasi sebagai satu keutuhan informasi pada semua organisasi dalam suatu Sistem Informasi Kearsipan Nasional.

Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan. Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien, pencipta arsip perlu membuat:

Tata Naskah Dinas, adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

Klasifikasi Arsip, adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.

Jadwal Retensi Arsip (JRA), yang disusun berdasarkan pedoman retensi arsip yang telah dibuat. Pedoman retensi arsip merupakan ketentuan dalam bentuk petunjuk yang memuat retensi arsip masing-masing urusan pemerintahan yang menjadi dasar dalam penyusunan jadwal retensi arsip di setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD.

Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Akses Arsip Dinamis (SKKAD), yang disusun sebagai dasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan public terhadap akses arsip. Sebagai salah satu sumber informasi, arsip harus mudah diakses oleh publik, namun untuk pertimbangan keamanan dan melindungi fisik arsip maka perlu diatur ketentuan tentang pengamanan dan akses arsip dinamis.*BD Arsip.