Koto Padang, Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Dharmasraya , Jum’at, 23/8 melakukan kunjungan study arsip ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang. Kunjungan Studi Arsip di pimpin langsung Kepala Bidang Penyelenggaraan Kearsipan Wila, SE. MM didampingi beberapa pejabat fungsional arsiparis. Kunjungan diterima langsung oleh Kepala Bidang Kearsipan Elvi, SE. M.Si dan beberapa Pejabat Fungsional Arsiparis di ruang kerja Bidang Kearsipan.

Kepala Bidang penyelenggaraan kearsipan, Wilna menyampaikan, Tujuan dilaksanakannya Studi Kearsipan dalam rangka pembelajaran dalam hal penyusutan arsip melalui pemusnahan. Penyusutan arsip dalam bentuk pemusnahan merupakan salah satu cara untuk mengurangi jumlah arsip sehingga tercipta efisiensi dan efektifitas dalam penyelenggaraan kearsipan.

“Pemusnahan bukan sekedar untuk mewujudkan efisiensi dan efektifitas, tetapi pemusnahan arsip merupakan upaya untuk menjaga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip dari penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab sekaligus menyelamatkan arsip yang bernilai guna yaitu arsip yang mengandung nilai guna kebuktian dan informasional, untuk itulah kami ingin belajar dari LKD Kota Padang yang sudah banyak melaksanakan pemusnahan arsipnya. “jelas Wilna.

Sementara itu, Kepala Bidang Penyelenggaraan Kearsipan Kota Padang menjelaskan  bahwa, pelaksanaan pemusnahan arsip sudah dilakukan secara rutin di Instansi Pemerintah Kota Padang, karena jika tidak dilakukan, selain kepala instansi akan terkena sanksi karena tidak menyelenggarakan pengelolaan arsip dengan baik sesuai aturan yang berlaku. Didukung sumber daya manusia fungsional arsiparis di setiap perangkat daerahnya, semua perangkat daerah secara mandiri mampu melaksanakan penyeleksian terhadap arsip yang akan dimusnahkan, Lembaga Kearsipan Daerah Kota Padang  hanya mendampingi dan memberikan bimbingan dalam prosesnya.

“Banyak OPD mengusulkan untuk melaksanakan pemusnahan arsipnya sebagai wujud dukungan dan ketaatan mereka terhadap penyelenggaraan arsip. Selain mendapatkan sanksi, jika tidak dilakukan pemusnahan, OPD akan menderita banyak kerugian antara lain  mengeluarkan biaya untuk pengadaan sarana/peralatan pengelolaan arsip, mengeluarkan biaya untuk pemeliharaan yang lebih banyak, menyediakan SDM, ruang penyimpanan yang lebih luas yang kesemuanya merupakan pemborosan dan pekerjaan sia-sia karena digunakan untuk mengelola arsip yang sebenarnya sudah tidak berguna. “ ungkap Elvi.

“Terlepas dari itu tingkat kesulitan dan resiko dari kegiatan pemusnahan arsip ini maka yang terpenting adalah pemusnahan arsip harus dilakukan dengan prinsip kehati-hatian sesuai kewenangannya dan prosedur yang telah ditetapkan, tugas kamilah yang selalu membimbing dang mengawasi setiap pelaksanaannya. “imbuhnya.

Pemusnahan arsip merupakan kegiatan yang penuh resiko karena menyangkut penghapusan alat bukti. Apabila sampai terjadi kesalahan dalam melakukan pemusnahan terhadap suatu arsip maka akan berakibat fatal yaitu termusnahkanya alat bukti yang seharusnya tidak boleh dimusnahkan dan tidak ada penggantinya. Namun demikian hal ini tidak dapat dijadikan alasan bagi setiap instansi merasa ketakutan untuk melakukan kewajiban pemusnahan. ba_