Dharmasraya. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat bersama Dinas Perpustakaan dan KearsipanKabupaten Dharmasraya, Rabu (13/9) mengadakan kegiatan Simulasi Perlindungan dan penyelamatan arsip dengan metode Enkapsulasi di SMA 1 Pulau Punjung. Sebagai Nara Sumber dalam kegiatan tersebut Tedi Irawan, SS Arsiparis sekaligus Sub Koordinator Penyelamatan arsip di dampingi Kepala Bidang Penyelenggaraan Kearsipan DPK Dharmasraya Wilna, SE. MM. Kegiatan simulasi dihadiri 30 siswa siswi perwakilan SMA 1 Pulau punjung, guru, dan tenaga kependidikan sebayak 10 orang.

Dalam sambutannya Kepala Sekolah SMA 1 Pulau Punjung Nofsri Suriyana, S.Pd, MM menyampaikan ucapan terimakasih telah menunjuk SMA 1 Pulau Punjung sebagai tujuan penyelenggaraan kegiatan Simulasi Penyelamatan dan Perlindungan Arsip.

"Kami sangat berterimakasih sekali kepada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat dan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Dharmasraya yang sudah memilih sekolah kami sebagai sekolah yang kelima di Sumatera Barat, dan sekolah pertama di Dharmasraya, sebagai tempat pelaksanaan kegiatan simulasi ini, mudah mudahan dapat memberikan manfaat bagi ananda dan kita semua dalam penaganan arsip yang lebih baik" Jelas Nofsri.

Sementara itu Kepala Bidang Penyelenggaraan Kearsipan DPK Dharmasraya Wilna, SE. MM mewakili Kepala Dinas dalam arahannya menyampaikan bahwa, cara terbaik dalam perlindungan arsip menggunakan enkapsulasi.

"Enkapsulasi adalah suatucara atau metode sederhana untuk memelihara arsip dengan cara menggunakan bahan pelindung guna menghindarkan arsip dari kerusakan yang bersifat fisik, atau teknik melindungi arsip dari pengaruh luar dengan menjepit selembar arsip dengan plastik polyester di kedua sisinya dengan bantuan double tape. Enkapsulasi adalah pengganti laminating." Jelas Wilna.

Kegiatan dilanjutkan dengan pemberian materi tentang simulasi penyelamatan dan perlindungan oleh nara sumber Tedi Irawan, dan dilanjutkan dengan praktek cara mengenkapsulasi arsip.

Adapun langkah-langkah dalam teknik enkapsulasi adalah :

1. Siapkan dua lembar plastik polyester bersihkan dengan kain lap;

2. Tempatkan arsip yang akan dienkapsulasi di atas plastik polyester dan letakkan pemberat pada bagian tengah arsip;

3. Berilah perekat double tape kira-kira 3 mm dari bagian pinggir arsip dan beri celah kecil pada setiap sudut (tidak boleh menempel pada arsip karena dapat merusak arsip);

4. Lepaskan lapisan kertas pada double tape;

5. Gunakan roll atau wiper dan tekan secara diagonal untuk mengeluarkan udara dan untuk merekatkan double tape pada plastik polyester pada keempat sisi;

6. Potong plastik yang berlebih, kira-kira 1-3 mm dari pinggir bagian luar double tape menggunakan cutter dan penggaris besi;

7. Potong bagian sudut enkapsulasi dengan menggunakan gunting sehinggabentuknya agak bundar.

Teknik enkapsulasi telah menggantikan teknik laminasi yang membuat dokumen kaku dan sulit dikembalikan ke kondisi semula. Teknik enkapsulasi baik dan mudah diterapkan untuk merawat arsip kertas yang ada di sekitar kita, misalnya arsip pribadi dan keluarga. BD_Arsip