Bimtek Pengelolaan Arsip Dinamis bagi Pengelola Arsip OPD

LKD Dharmasraya,- Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Dharmasraya, Rabu, 2 Agustus 2023 melakukan Bimbingan Teknis Kepada Pengelola Arsip OPD dengan jumlah peerta sebanyak 83 orang. Kegiatan dilaksanakan di GPU Kantor Camat Pulau Punjung dengan mengundang 2 nara sumber dari Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat. Acara dibuka langsung oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Dharmasraya, Drs Irsyad, MM.

Kepala Bidang Penyelenggaraan kearsipan, Wilna, menyampaikan bahwa kegiatan ini dilaksanakan dalam rangka peningkatan kualitas pengelola arsip OPD guna mendukung penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien.

"Kegiatan Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis ini dilaksanakan dengan harapan dapat memberikan manfaat secara keilmuan dan dapat diaplikasikan di masing-masing perangkat daerah" jelas Wilna.

Dalam Undang Undang No. 43 Tahun 2009 dijelaskan bahwa arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA), lanjut Wilna.

Sementara itu, Kepala Dinas dalam sambutannya mengatakan bahwa, salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemerintah, adalah administrasi umum, termasuk diantaranya tata persuratan dan kearsipan. Namun demikian perihal persuratan dan kearsipan tersebut terkadang kurang mendapat perhatian, padahal pengelolaan persuratan dan kearsipan dapat mempengaruhi kelancaran proses komunikasi tertulis dan pengelolaan informasi yang juga akan berpengaruh pada kinerja organisasi

"Penataan Arsip menjadi bagian sangat penting dalam pengelolaan data-data atau berkas yang telah diarsipkan yang disusun dan diatur dalam suatu tatanan yang sistematis berdasarkan suatu pola klasifikasi, yang bertujuan agar arsip tersebut dengan tepat dan cepat ditemukan serta menunjang terlaksananya penyusutan yang berdaya guna dan berhasil guna" jelas Irsyad.

Dengan diadakannya bimtek ini diharapkan dapat memberi pengetahuan bagaimana cara mengelola arsip yang baik dan meningkatkan pengetahuan peserta akan tata kelola kearsipan yang sesuai dengan ketentuan dan aturan yang berlaku, lanjut Irsyad.

Tujuan penyelenggaraan Kearsipan untuk menjamin ketersediaan Arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak keperdataan rakyat, diperlukan Sistem Penyelenggaraan Kearsipan Nasional yang komprehensif dan terpadu, mampu mengidentifikasikan keberadaan Arsip yang memiliki keterkaitan informasi sebagai satu keutuhan informasi pada semua organisasi dalam suatu Sistem Informasi Kearsipan Nasional.

Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan. *BD Arsip.