LKD Dharmasraya._ Volume arsip yang tercipta dalam suatu organisasi semakin hari semakin banyak seiring dengan aktivitas yang dikerjakannya. Tentunya, diperlukan penanganan khusus terhadap cara dan pola penyimpanan arsip tersebut. Apabila arsip tidak dikelola dengan baik maka akan menghilangkan bukti-bukti pertanggungjawaban kinerja organisasi tersebut. Selama ini, pengelolaan arsip Pemerintah Daerah Kabupaten Dharmasraya belum seperti yang diharapkan. Banyak dijumpai di beberapa Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang memandang remeh fungsi dan manfaat arsip, sehingga arsip hanya dianggap sebagai bekas hasil pekerjaan yang tidak berguna lagi dan akhirnya dibiarkan bertebaran disembarang tempat.

Arsip yang tidak dikelola dapat mengakibatkan ruangan sempit, kotor, dan suasana tidak nyaman sehingga dapat mengakibatkan kinerja pegawai bahkan organisasi menurun. Demikian pula, apabila arsip tidak ditata dengan baik maka pencarian arsip menjadi sulit dan lama sehingga dapat menghambat proses pengambilan keputusan, proses pertanggung jawaban, dan proses-proses kegiatan lain yang harus segera diselesaikan. Pengelolaan dan penataan arsip yang baik dan sesuai dengan kaidah akan menjadikan arsip sebagai sumber informasi dan komunikasi, sumber sejarah, sumber pertanggung jawaban, sehingga arsip tidak lagi dipandang sebagai benda yang hanya dibendel/diberkas dan ditimbun tetapi arsip merupakan sumber kekayaan yang layak dan perlu dilestarikan bagi masyarakat modern.

Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) seperti yang tercantum dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan memiliki fungsi, tugas dan tanggungjawab dibidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan di lingkungan pemerintah daerah. Pembinaan kearsipan dilakukan terhadap Perangkat Daerah/Unit Kerja/BUMD di lingkup daerah (provinsi, kabupaten/kota). Pemahaman yang masih rendah tehadap arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja juga merupakan salah satu factor pengelolaan arsip yang tidak berjalan baik diUnit Kerja. Adanya factor-faktor tersebut diatas, merupakan tantangan tersendiri bagi LKD untuk melakukan pembinaan kearsipan. LKD harus berupaya untuk memahamkan kepada Unit Kerja, bahwa arsip itu sangat penting dan perlu dikelola dengan baik sehingga dapat terhindar dari kehilangan informasi, yang dapat berakibat fatal pada hilangnya asset, hilangnya hak-hak pegawai, hak-hak warga dan lain sebagainya.

Pelaksanaan Kegiatan Pembinaan Penyelenggaraan Kearsipan kepada perangkat daerah dimaksudkan untuk memberikan pemahaman kepada setiap SDM Kearsipan perangkat daerah mengenai penyelenggaraan kearsipan sesuai prinsip, standar dan kaidah kearsipan dalam mewujudkan pengelolaan administrasi pemerintah yang berkualitas dan terpercaya, sehingga kedepannya arsip dapat dilestarikan dan dimanfaatkan sebagai sumber informasi baik pertanggungjawaban maupun bahan referensi keilmuannya.

Tujuan pembinaan kearsipan adalah :

1. Meningkatnya pemahaman dan kesadaran SDM perangkat daerah tentang arti pentingnya arsip bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

2. Meningkatnya kemampuan SDM perangkat Daerah dalam melakukan pengelolaan arsip pemerintahan.

3. Tersedianya kebijakan yang mendukung pengelolaan arsip.

4. Tersedianya sumber daya pendukung yang memenuhi standar dan kualitas dalam mendukung pengelolaan arsip di setiap pencipta arsip.

Kegiatan pembinaan penyelenggaraan kearsipan dilakukan melalui kunjungan langsung. Sasaran kegiatan adalah seluruh perangkat Nagari dilingkungan Pemerintah Kabupaten Dharmasraya. Selama Bulan Januari sampai dengan Mei, Tim Pembinaan Kearsipan sudah melakukan kunjungan langsung ke beberapa Nagari. Melalui pembinaan langsung diharapkan dapat memudahkan dalam penyampaian dan mudah dipahami oleh perangkat nagari.